專業顧問公司:為什麼太多的規則反而拖慢了你的工作進度?

2015⋅11⋅24
專業顧問公司:為什麼太多的規則反而拖慢了你的工作進度?
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2015⋅11⋅24
專業顧問公司:為什麼太多的規則反而拖慢了你的工作進度?

「比起十年前,明明現在團隊人數增加,但是團隊卻花更久時間完成相同任務,到底是出了什麼問題?」一位企業老闆不解地問。

productivity1 (photo from cirrusfiles.net)

在50到70年代之間,世界上的平均生產力都可以達到每年成長5%的程度,但是1973年到1983年,生產力開始往下掉到每年成長3%,1983年到1995年又更低,每年成長2%。雖然全球在科技上的進展與創新都有重大突破,像是網路、資訊、傳播科技等,但是談到生產力,1995年之後每年的成長率不到1%。

經濟成長緩慢對於世代的影響是什麼?當生產力每年成長3%,每一世代的生活水準便可以提升一倍,而若生產力掉到每年成長1%,推算下來,便需要三代的努力,才能將生活水準提升一倍。

在這個世代生產力下降的過程中,不令人意外的是,子女的生活很有可能比父母艱辛。薪資縮水、房產負擔過重、教育、飲食營養與醫療機會受限等議題,我們大家都不陌生。

諾貝爾獎經濟學得主Paul Krugman曾如此談論生產力:「生產力不是一切,但是長期來看,它幾乎是一切。」波士頓顧問集團(Boston Consulting Group, BCG)資深合夥人Yves Morieux同樣贊同生產力對於世代長遠的影響,對於長久以來追求的效率是否能帶來生產力,他則提出了顛覆現代管理學的另種思考。

Yves Morieux: How too many rules at work keep you from getting things done

現代企業管理著重與追求「效率」,例如組織的效率、管理的效率,希望能找到更好的工作方式;不過,當我們仔細檢視效率:清晰明確(Clarity)、易於測量(Measurement)、責任歸屬(Accountability),卻會發現這三者跟人們在過程中的努力不僅脫鉤,還無法產生正面效益。


為什麼我們必須停止衡量效率?

  • 清晰劃分工作,不利團隊合作

「我們需要更清楚地釐清職位角色、工作流程!」我們時常在管理報告或者員工意見表裡頭看見這類的建議,但是當我們將一切工作與流程定義與劃分清楚,是否就能更有效率、生產力更高?

以世界田徑接力賽的例子來看,答案是否定的。「人們有個傾向是,你若跟他說他的任務是跑97米,只要一但超過97米,不管下一個人有沒有接好,他就會把棒子傳出去。」Yves Morieux舉例說明。

  • 組織設計=失敗時容易找出負責的人?

我們習慣將責任指定到某人身上,好讓我們知道這個誰該為那件事負責。「在失敗時找出誰該負責,我們對此還滿在行的。」Yves Morieux反諷,我們似乎不是致力於創造一個邁向成功的狀態與環境,反而是花了許多精力了解責任歸屬,以利失敗時揪出「害群之馬」。

  • 只獎勵可衡量的表現,錯失其他關鍵行為

組織裡頭通常存在一套績效考核系統,好讓人們知道什麼會被衡量,並致力於完成設定成目標的工作事項,但是往往的缺失在於,很多利於完成工作的事情卻沒有被考量。

接力賽的例子即是。接力棒從上一跑者傳到下一跑者的中間,除了腳程之外,緊抓接力棒的手臂與怒吼的聲音,也是傳遞精神與注意力的關鍵。雖然沒有很確切地資料可以顯示在接棒時究竟是下一個跑者跑的特快,還是上一個跑者交棒的方式造成不同,但可以確定的是,若獎勵那些可以衡量的表現,跑者便會將精力放在可衡量速度的腳上,接力棒也因此慢了下來。


BCG研究:組織平均浪費40%-80%時間在低價值事物

世界經濟與商業環境越來越複雜,根據BCG的研究,全球化與日益嚴格的顧客需求,讓商業組織必須用層層系統、流程、架構,完成清晰明確、易於測量、指定責任的目的,結果反而增加了一堆阻礙,讓人困惑組織真實狀況到底是什麼。

也因此,迷失的人們開始只著重於被拿出來衡量的事物,而不重視合作,這也導致組織整體表現下降;而組織因應的方式,則是更多的會議與報告。BCG分析了這些組織,發現他們大約浪費了40%到80%的工作時間,人員工作更辛苦、工時更長、產出價值更少的活動。這是扼殺生產力的元凶,讓人們在工作上受盡折磨,無法產出更有價值的事務。

當追求可衡量的數字時,也別忘了看看你是「如何」達成目標,是用有效率的方式傳遞?或只專注於可量測的速度?或者是一心一意傳遞棒子?嗯,還是用丟的呢?


撰稿:廖庭瑋

發佈於2015⋅11⋅24
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