不想要整天都在開會,首先先做到這件事情

2014⋅12⋅06
不想要整天都在開會,首先先做到這件事情
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2014⋅12⋅06
不想要整天都在開會,首先先做到這件事情

想像一下,你的同事走到你的辦公桌旁,沒有原因地拿走你的文具、電腦、或是使用中的資料,而且完全沒有說明原因。你一定會覺得莫名其妙,你會站起來,詢問對方有什麼事,然後拿回屬於自己的東西。

大家會留心自己的東西是否被拿走,然而,許多上班族每天的時間被偷走,卻一點感覺都沒有。

創業家Jason Fried曾經做過一項調查:他問了他身邊的眾多工作者,在什麼地方工作,能達到最高的生產力?得到的答案五花八門,咖啡店、圖書館、火車、飛機,有趣的是,沒有人認為辦公室是「適合工作的地方」,這樣的結果正與建造辦公室的目的——讓工作者能好好工作,完全相反。

他發現,會造成這樣的結果,是因為辦公室充滿太多的干擾。其中一項就是煩人的會議。一旦主管發出開會通知,所有人不管手邊的工作有多重要,都需要馬上放下手邊的工作,投入到會議之中。開會本身沒有任何實質的效用,卻拖延了其他更需要馬上處理的事。

一個一小時的會議,並不是只用了一小時的時間成本而已,假若有10個人參與開會,那便是浪費了10小時的產值。但有許多的會議的主題,其實都只需要兩三個人用幾分鐘進行討論就可以解決了。

其次,頻繁的開會,會打斷工作者的工作節奏。工作就像睡眠一樣,需要階段性地進入狀況,一旦分神去處理其他事情,要再回到原本的狀況,又需要多餘的時間。尤其是需要創意的人:設計師、作家、工程師,他們需要一段連續、不被打擾的時間才能完成工作,這就是為什麼這些人寧願熬夜、早起,離開辦公室工作,也不想被其他無法控制的因素打擾。

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

另一名TED講者David Grady也有類似的看法,他稱浮濫的會議是一個「全球性的問題」,大部份的人都得到了「開會強迫症」,對於所有的開會邀請會直覺地接受。這個情況在辦公室軟體廣泛使用後更加嚴重,視窗在右上角跳出來,邀請你參加開會,你反射性地按下「出席」,而你甚至還不知道這個會議的目的是什麼。

要減少這種不經思考就召開的會議,David Grady說,其實有個非常簡單的方法。只要在你收到開會邀請時,別馬上按下接受,去找召開會議的人,告訴他們你很高興能夠幫上他們的忙,但首先你想弄清楚這次開會要達成的目標是什麼,久而久之,大家在發出開會邀請給你時,他們會開始思考這場會議是否有意義,是否有必要把所有的人都找來參加。

根據美國網站調查,行政部門一週平均花23小時在會議上,其中7.8小時是無效率的運作,合計下來,一年超過2個月被浪費掉。而在一場會議中,平均一半的人覺得會議毫無意義,七成的人同時在做其他事情,而25%的會議更是花在討論無關緊要的事情上面。

雖說如此,有些會議還是必要且具生產力的,當不清楚會議是否有效率時,這裏有幾個指標可作為參考:開會要討論的主題明確、能預見開完會後的成果、在預定時間內結束、開完會後有清楚結論,大家也都知道自己該負責的部分是什麼。

或許你沒有權力決定是否召開一場會議,但認識到無意義的會議對工作效率和生產力的危害,將是拿回時間主控權的第一步。


撰稿:Weng Kun Yao

發佈於2014⋅12⋅06
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