想提升效率,先簡化組織!

2014⋅04⋅24
想提升效率,先簡化組織!
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2014⋅04⋅24
想提升效率,先簡化組織!

許多企業的人力資源部門會規劃多項課程及活動,例如教導主管如何激勵員工的領導力課程,或是舉辦凝聚員工感情的戶外活動,但這些努力卻不一定有效,有些公司仍然生產力不佳、員工向心力不足,究竟是哪個環節出了問題?BCG資深顧問 Yves Morieux認為問題出在公司不當的管理方式。

Yves Morieux: As work gets more complex, 6 rules to simplify

硬性與軟性管理已過時

yves morieux

公司的管理層次可以分為「硬性」和「軟性」,硬性包括組織的策略、結構、程序及績效指標,而軟性則包含員工對組織的忠誠度和承諾度。當公司要進行「組織再造」或是「組織文化改革」時,必定會從這兩個管理層次下手,然而,對Yves Morieux來說,這兩種管理手法都已經過時和無效。

公司必須隨著市場狀況擬定新目標,組織通常會利用增加新的功能性部門來達成目標,例如,發現消費者有延長保固期的需求,在「硬性」的管理方法中,汽車公司會增設一個負責修復汽車的部門,以節省公司售後服務的成本,並另外為此部門設定關鍵績效指標(KPI)來衡量表現。


推動跨部門合作

Yves Morieux認為,公司必須簡化組織、重視「跨部門合作」,而不是新設一個部門,或是設定更多缺乏實質意義的績效標準;¬當各部門員工能緊密合作時,資源的使用效率會更高。

上述汽車產品的「保固期」不應該由單一的修復部門來負責,而是應該與設計部門協調,要求他們在設計產品時將未來的修復方便性列入考慮;如果在產品設計階段並未考慮修復的可行性,產品售出後就必須耗費更多時間、人力和原料成本,來解決汽車修復的問題,而這些額外成本將轉嫁到員工身上,員工的壓力也因此大幅增加。


缺乏溝通造成資源浪費

軟性管理的意涵是,一旦雙方對彼此的好感提升,便能更容易地合作,然而,Yves Morieux對此提出了質疑,他舉例說:我的家裡之所以有兩台電視,是因為如此一來我便不需要跟老婆溝通、協調彼此看電視的時間,也能避免爭吵的機會,卻會造成兩台電視的資源浪費。因此,講者認為公司不需要過度追求部門間的和諧,而該提升部門間的溝通頻率與品質。

六個提升組織效率的原則:

1.了解其他部門的工作內容

2.公司主管必須重視部門間的合作

3.減少組織階層,讓員工參與決策

4.跨部門整合,而非訂定繁雜的績效標準

5.設立回饋機制,讓各部門的利益環環相扣

6.獎賞積極合作者,懲罰不願意合作者

過於複雜的組織部門、績效指標及策略方針,並無法真正提升企業的生產力;追求組織內的良好氣氛,仍無法確保員工能夠有效溝通。樂高(Lego)公司的CEO Jorgen Vig Knudstorph曾說:「我們不該責備失敗的人,應該被責備的是那些不願意幫助別人、不願意尋求幫助的人。」由此可見,現代企業應該重視跨部門合作,各部門的員工若能清楚了解彼此的工作內容,¬隨時保持雙向溝通,組織在面對變動的商業環境時,才能夠保持彈性、靈活變通。


撰稿:Sophina

發佈於2014⋅04⋅24
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